Dernière mise à jour :2008-10-15

informatique

Choisir et implanter un système de gestion de contenu est devenu une tâche importante parmi toute la gamme des projets de technologie de l’information de toute entreprise désirant implanter ou maintenir de façon efficace un site Intranet, Extranet ou Internet.

En effet, les sites web et Intranet d’entreprise prennent progressivement plus d’ampleur et leur gestion devient rapidement problématique.

Avec la grande quantité de tels produits existant sur le marché, il peut s’avérer très difficile de les comparer. Il convient donc d’effectuer une bonne préparation avant de s’attaquer à leur évaluation.

Cet article a été rédigé dans le but de guider toute personne qui se retrouvera bientôt face au choix d’un logiciel de gestion de contenu. Il tente de regrouper plusieurs idées vous permettant d’identifier quels sont les requis actuels de votre entreprise au niveau d’un CMS.

Stratégies et buts de l’entreprise

Avant tout, posez-vous la question : Pourquoi désirez-vous vous procurer un CMS? En effet, avant d’identifier des requis spécifiques, vous devez déterminer quels sont les buts visés par votre entreprise qui devront être atteint avec l’implantation de l’outil.

Pensez aussi à faire valider les informations trouvées par les gestionnaires des services informatiques, des services de communications et de tout autre service qui pourrait être lié à ce projet d’implantation d’un gestionnaire de contenu.

Un CMS pour gérer et publier quoi?

Avant de commencer à choisir les requis, il faut aussi bien identifier ce que le CMS sera appelé à publier. En développent ce guide, j’ai donc d’abord essayé de déterminer quels sont les types de contenu qui pourraient être publié par le biais d’un CMS. Voici la liste des éléments qui ont ressortis de mon hypothèse :

  • Pages web simples
    Mise en page sur une colonne. Quelques paragraphes, des listes, des tableaux simples etc..
  • Pages web complexes
    Présentation spécifique, mise en page complexes.
  • Contenu dynamique provenant d’une ou plusieurs sources de données
    Base de données, fichiers XML, contenu au format RSS ou autre en provenance d’autres sites web etc…
  • Tout autres documents
    Images, documents PDF, documents Word, documents Excel etc…

Identifier les éléments requis

Il n’existe pas à ma connaissance de liste parfaite d’éléments requis pour un système de gestion de contenu qui répondrait au besoin de toute entreprise existant sur notre belle planète. Chaque organisme a ses propre besoins.

Dans la phase d’identification des requis, assurez-vous encore une fois d’impliquer le personnel qui sera touché par l’implantation de l’outil. En général, ceci peut être représenté par un groupe de gestionnaires, du personnel informatique, et les principaux utilisateurs, c’est-à-dire, les édimestres.

Structurer les éléments requis

Il faut d’abord s’interroger sur ce que fait l’outil mais il faut aussi penser à comment celui-ci est construit, c’est-à-dire, dans quel environnement technologique est-t-il capable d’évolué, comment on migre d’une version à l’autre, qui en fait la maintenance etc. J’ai donc en premier lieu structuré les éléments en deux grandes catégories et chacune d’elle contient une liste des principaux regroupement d’éléments requis.

Ce que fait l’outil

  • Création
  • Gestion
  • Publication
  • Présentation

Autres aspects entourant l’outil

  • Aspect contractuel
  • Aspect formation
  • Aspect technologique

Les éléments requis plus en détail

Nous en sommes maintenant rendu au point de détailler chacun des regroupements proposés ci-dessus. Les idées présentées ci-dessous proviennent des diverses expériences que j’ai moi même vécu lors de développement de gestionnaires de contenu ou encore lors de la sélection de produits spécifiques.

Ce que fait l’outil

Création de contenu

C’est l’élément requis par les éditeurs de contenu (édimestres) qui utilisent le CMS. Les types de contenu pouvant être créé dans un CMS peuvent être représenté par l’ensemble ou une seule partie des éléments énumérés ci-dessus dans la section «Un CMS pour gérer et publier quoi?». Un CMS pourrait en effet permettre de créer des pages web, du contenu dynamique mais aussi, toute autre sorte de documents pouvant être publié sur un site web.

Les requis au niveau de la création de contenu peuvent inclure les éléments suivant :

Interface de création de contenu

Le CMS fournit un environnement de création de contenu.

Environnement de création WYSIWYG

L’utilisateur qui veut créer du contenu ne doit pas obligatoirement connaître un langage de programmation particulier comme par exemple, le HTML. Le CMS fournit une interface de création en mode visuel.

Facilité d’utilisation

Le CMS offre une interface de création de contenu facile à utiliser par un utilisateur débutant.

Mode multi-utilisateur

Le système peut être accédé par plusieurs utilisateurs de façon simultanée. Des fonctions de verrouillage sont présente pour prévenir que deux utilisateurs ou plus travaillent sur un même document au même moment.

Séparer le contenu de la présentation

Le système sépare le contenu de la présentation. Le style doit être appliqué durant le processus de publication.

Cet élément est important puisqu’il est impossible de publier du contenu sous plusieurs formats sans une stricte séparation du contenu et de la présentation.

Création des meta données

Le gestionnaire de contenu permet à l’auteur de créer des meta données associées à un document, comme par exemple des mots-clefs ou encore une description du document, le nom de son auteur etc..

Réutilisation de source

Une page web entière, un document ou une portion de contenu peuvent être utilisé à plusieurs endroit sur un ou plusieurs site web, dans des contextes différents.

Le système de gestion de contenu offre une fonction permettant d’utiliser un même contenu à plusieurs fins.

Gestion de contenu

À la base de la plupart des systèmes de gestion de contenu se trouve un référentiel supporté par une multitude d’outils permettant d’effectuer la gestion du contenu.

Les requis au niveau de la gestion de contenu peuvent inclure les éléments suivant :

Sécurité

Le CMS fournit un niveau de sécurité acceptable pour protéger l’intégrité du contenu.

Au niveau de l’aspect sécurité, on peut considérer les points suivant :

  • Droits d’accès à l’outil de gestion de contenu
  • Droits d’accès aux différents types de document
  • Droits de publication et de mise en archive
  • Audits de sécurité
  • Gestion des changements de mot de passe
  • Etc..

Workflow

La gestion de contenu décentralisé doit reposer sur un modèle de Workflow efficace. Celui-ci est personnalisable et peut s’adapter au changement organisationnel de l’entreprise.

Sauvegarde

Pour prévenir toute perte de contenu, le CMS fournit un système efficace de sauvegarde.

Archivage

Le CMS permet de conserver toutes les versions des documents publiés.

Création de rapports

Le système de gestion de contenu permet la production d’une grande variété de rapports. Certains doivent pouvoir être généré par les utilisateurs et d’autres par les administrateurs.

Publication

Le système de publication est relié à toutes les étapes entourant la mise en ligne du contenu.

Les requis au niveau de la publication peuvent inclure les éléments suivant :

Statut des documents

Le système intègre des fonctions permettant aux auteurs d’appliquer un statut à leurs documents. Les statuts de publication de documents pourraient ressembler aux éléments suivant :

  • Document en ébauche
  • Document en attente d’approbation par un réviseur
  • Document approuvé

Support de multiples formats

Le CMS permet de publier le même contenu sous différents formats comme par exemple, HTML, PDF, WML etc…

Feuilles de style (CSS)

Les documents doivent pouvoir être associé à une ou plusieurs feuilles de style permettant à la personne en charge de la publication de donner au document l’apparence souhaitée.

Modèles (Templates)

Le CMS permet, au moment de la publication, d’insérer le contenu dans des modèles.

Extensibilité

Le système permet d’Ajouter des fonctionnalités de publication. Par exemple, celui-ci peut permettre l’ajout d’un nouveau format de publication du contenu.

Présentation

Tout dépendant du public cible, le contenu publié à l’aide du système de gestion de contenu doit respecter certains standards. Il est donc important de déterminer auxquels de ceux-ci le CMS choisit devra être capable d’adhérer.

Les requis au niveau de la présentation peuvent inclure les éléments suivant :

Documents ML biens formés

L’outil de gestion de contenu permet de rendre le contenu publier dans un document créé avec un langage de balise de façon valide.

Si vous désirez par exemple, publier des documents en XHTML 1.0 Transitionnal, le système de gestion de contenu doit permettre la publication de contenu valide respectant cette norme.

Accessibilité

Le CMS produit des documents conformes à la norme WAI (Web Accessibility Initiative) du W3C.

Meta données

Toutes les pages du site web de l’entreprise doivent renfermer des meta données pour permettre un référencement optimal dans les moteurs de recherche.

Le CMS permet la gestion de ces meta données.

Support de multiples navigateurs et plate-formes

Les pages doivent pouvoir être consulté par la plus grande diversité possible de navigateurs web (Netscape, Internet Explorer, Opera…) sous toute sorte de systèmes d’exploitation. Cet élément s’applique généralement plus à des site Extranet et Internet.

Le CMS permet de créer des sites conformes aux différents navigateurs et différentes plate-forme.

Rapidité

Le CMS optimise le code des documents publiés pour s’assurer que les clients du site web de l’entreprise, voient leurs pages s’afficher le plus rapidement possible dans leur navigateur.

Autres aspects entourant l’outil

Aspect contractuel

Cout

L’un des éléments très important à considéré lors du choix d’un CMS est certes le prix qu’il va nous coûter. évidemment, l’outil désiré doit être utilisé dans le but d’amélioré la rentabilité de l’entreprise. Il faut donc comparer son coût par rapport à ce qu’il permettra de sauver comme temps et argent après son implantation dans l’entreprise.

Garantie

Un autre élément considérablement important au niveau du choix d’un tel outil est sa garantie. En effet, l’entreprise offrant le produit donne-t-elle une garantie sur celui-ci? Si oui, qu’est-ce qu’elle offre et quel est la période durant laquelle le produit demeure garantie après son achat?

Maintenance et mise à jour

L’entreprise qui offre le produit fournit-elle du support après vente? Comment ce déroule le processus de maintenance et de mise à jour du produit?

Aspect formation

Compétences requises

Quelles sont les compétences et le savoir qui sera requis de la part des utilisateurs et des administrateur du système?

Documentation

Le système de gestion de contenu fournit-il une documentation adéquate pour les utilisateurs et les administrateurs?

Formation

Comment les utilisateurs et les administrateurs seront formé à utiliser le nouveau produit? Le fournisseur doit fournir une liste de tout le matériel de formation qui existe pour cet outil. Dans certain cas, le fournisseur fournit aussi des séances de formation. Quelles sont leur prix? Sont-elle incluses dans le contrat?

Aspect technologique

Certaines contraintes technologiques qui gravites autour de l’entreprise pourraient influencer le choix d’un système de gestion de contenu.

Les requis au niveau de l’aspect technologique peuvent inclure les éléments suivant :

Environnement de travail (comment les utilisateurs accèdent à l’outil)

Souvent les systèmes de gestion de contenu sont eux même des application web, c’est-à-dire, accessible à l’aide d’un navigateur. Dans ce cas précis, il est important de vérifier si le CMS peut être accédé par le navigateur désiré.

Si le CMS n’est pas accessible par un navigateur, possiblement parce qu’il l’est avec une application de bureau, il faut vérifier les contrainte permettant l’implantation de telles applications sur les postes client.

Environnement de travail décentralisé

Si l’entreprise contient plusieurs succursales situées dans diverse villes et que les gens impliqués dans la gestion du contenu ne sont pas tous situé dans la même succursale, il faut penser à choisir un CMS accessible à partir du web.

Environnement d’implantation du système

Est-il préférable pour l’entreprise que le système soit hébergé/implanté chez le fournisseur ou qu’il soit hébergé/implanté à l’interne?

Dans le cas ou il est hébergé à l’externe (chez le fournisseur) la question de l’environnement d’implantation du système ne se pose pas.

Par contre, si le CMS est implanté à l’interne, il faut déterminer quels sont tous les critères que devront respecter les CMS évalués pour permettre la réussite de leur implantation dans l’environnement de l’entreprise.

Par exemple, le système d’exploitation sur lequel doit être installé le CMS peut jouer dans le choix de celui-ci. Par exemple, si toutes les machines de votre organisation sont sous Windows et que le CMS doit être installé sur une machine Linux.

Pour terminer

En terminant, j’aimerais vous rappeler un point que je considère important. Ne laissez aucun requis de coté. Il vaut toujours mieux en avoir plus que moins. N’oubliez pas que l’outil choisit devra probablement rester en fonction durant plusieurs années.

Auteur : Sylvain Bilodeau

Date de mise en ligne : 2003-10-24

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